Organising work shifts It seems straightforward until you factor in holidays, last-minute changes, breaks, public holidays and time slots that require specific cover.

The first schedule can be drawn up in a spreadsheet. The problem arises later: a manager changes a timetable, one person requests time off and another agrees to cover the shift. Before long, several versions appear and it is no longer clear which one is the current one.

Good planning does more than just allocate timetables. It also allows you to check availability, identify gaps and communicate changes to those affected.

Why is shift planning so complicated?

Shifts become difficult to manage when several factors have to be coordinated at the same time.

• Opening hours vary.
• Holidays, leave and sick leave.
• Breaks and working time limits.
• Public holidays and exceptions.
• Posts that require a minimum level of cover.
• Changes requested by staff or managers.
• Several teams, departments or centres.

The most common mistake is to start assigning names without first defining what requirements need to be met.

What you need to know before creating the chart

Planning begins before the first shift is allocated. It is advisable to gather the information that will determine each person’s timetable.

• Staff available.
• Contracted or scheduled hours.
• Positions and roles.
• Centres or locations.
• Holidays and authorised absences.
• Public holidays and exceptions to the calendar.
• Coverage requirements by time slot.
• Reviewers.

If any of this data is contained in another tool or conversation, the dashboard may become out of date as soon as it is published.

Fixed, rotating or dynamic shifts

Not all companies need the same planning model. Choosing an appropriate structure reduces the number of manual changes.

Fixed shifts

They are suited to teams with regular working hours. Staff normally stick to the same weekly rota, and only exceptions are recorded.

Rotating or weekly shifts

They are useful when teams alternate between mornings, afternoons, evenings or different shifts according to a known sequence.

Dynamic planning

It is best suited when shifts change frequently depending on the workload, services, clients or staff availability.

A company may combine several models. For example, it may maintain a fixed schedule for administration whilst using dynamic planning for production or customer service.

Plan your coverage first

Before assigning staff, it is advisable to identify what needs to be covered.

Coverage can be defined as:

• Time slot.
• Position or role.
• Team or department.
• Work centre.
• Client or service.
• Minimum number of people.

With this information, it is easier to spot a gap before the rota is published, rather than discovering it when the shift begins.

How to create and review the matrix

1. Select the period you wish to plan for.
2. Check holidays, leave and other absences.
3. Check the public holidays and exceptions in the calendar.
4. Define the coverage requirements.
5. Assign shifts to available staff.
6. Check working hours, breaks and any potential overlaps.
7. Check the chart before publishing it.
8. Let the team know the timetable.

The final review must be carried out on the same version that staff will subsequently consult.

How to deal with last-minute changes

Change is inevitable. The important thing is to ensure that it is not resolved solely through a conversation that fails to reach the quadrant.

When a shift is amended, the following should be recorded:

• What a change in the timetable.
• Who it affects.
• Who is requesting the amendment?.
• Who reviews or approves it?.
• What cover has been provided for?.
• Whether the people affected have been informed.

It is also a good idea to keep the previous timetable so that you can work out what happened if any doubts arise later on.

Holidays, leave and sick leave

Shifts and absences should not be managed as separate processes. An approved request must be reflected in the availability before the timetable is allocated.

If an absence is reported via another channel, the person in charge may schedule a shift that the employee will be unable to work. It will then be necessary to find a replacement and issue a new version of the rota.

Linking the two processes makes it possible to check actual availability before finalising the plan.

What to check before publishing appointment slots

How to explain the quadrant

Publishing an image or sending a file does not guarantee that the whole team will be aware of any subsequent changes.

The communication should state:

• The period to which the timetable applies.
• The date of publication or update.
• People affected by change.
• The place where the current version can be found.
• How to request a change.

If the dial changes, the update must first be carried out on the common source and then communicated to the equipment.

Common mistakes when organising shifts

• Start assigning people without defining their cover.
• Working with multiple versions of the dashboard.
• Do not include approved holidays and leave.
• Ignore public holidays or exceptions in the calendar.
• Change timetables without recording the reason.
• Failure to make it clear who approves the changes.
• Communicate the timetable via various channels.

These errors lead to overlaps, gaps and more internal enquiries, even when the initial grid was drawn up correctly.

Working shifts and regulations in Spain

Planning must comply with the regulations, the collective agreement, the contract, the work schedule and the company’s circumstances.

For the Spanish version, you can read the articles 34 per day’s work y 36 on night work, shift work and work patterns of the Workers’ Statute.

How to organise shifts with Staffy

Staffy allows you to set up calendars, shifts, public holidays and exceptions so that HR and managers can work from a shared schedule.

With shift management, you can:

• Set up timetables and calendars.
• Create fixed, weekly or flexible shifts.
• View timetables by team or centre.
• Check applications and absences.
• Notify those affected of any changes.

The current timetable is available within the same interface, and any changes do not depend on separate files or messages.

Frequently asked questions about shift planning

What information do I need before creating the shifts?

Availability, scheduled hours, absences, timetables, public holidays, posts, required cover and those responsible for checking.

How can you avoid having multiple versions of the dial?

Maintaining a single source of information, recording changes and always communicating on the basis of the most up-to-date version.

Is it suitable for companies with multiple sites?

Yes. Centres may have different timetables, teams and managers within a shared planning framework.

How are changes communicated?

Changes can be communicated to the people concerned in accordance with the workflow and channels set up by the company.

Which shift pattern should I use?

It depends on the stability of the timetable. Fixed shifts operate according to stable patterns; rotating shifts follow a sequence; and dynamic shifts adapt to changing needs.

The difference between calendar days, business days and working days It raises questions when calculating holiday entitlement, leave, notice periods, administrative procedures and internal dates.

The problem arises when a document specifies a number of days but does not explain how they should be counted. Are weekends included? What about public holidays? Does the period start on that very day or the following day?

There is no single answer that applies in all cases. First, you need to identify the type of deadline and then check the relevant regulation, agreement, contract or timetable.

The difference between calendar days, business days and working days

Although these terms are frequently used, they do not mean the same thing:

• Calendar days: They are all the days of the calendar.
• Working days: These are the days during which certain procedures may be carried out or certain time limits calculated.
• Weekdays: These are the days on which a person is required to work according to their rota or shift.

The main difference lies in the days that are included and the context in which each concept is applied.

What are calendar days?

The calendar days These are all the days of the year, including Saturdays, Sundays and public holidays.

A period of seven calendar days comprises seven consecutive days. If that period includes a Sunday or a public holiday, these are also counted.

Example: If a period begins on a Monday and spans seven calendar days, the seven subsequent days are counted consecutively, including Saturday and Sunday. The exact start date will depend on the provisions of the relevant regulation or document.

In the workplace, the Workers’ Statute expressly refers to calendar days in certain cases. For example, it stipulates a minimum duration of thirty calendar days for annual leave and fifteen calendar days for leave to marry or register a civil partnership.

What are working days?

The working days These are the days considered valid for the calculation of a specific time limit. This concept is particularly relevant in administrative proceedings.

Under Article 30 of Law 39/2015, where an administrative time limit is expressed in days and the law does not specify otherwise, it is understood to refer to working days. In such cases, the following are excluded:

• On Saturdays.
• On Sundays.
• Public holidays.

In these proceedings, the time limit usually begins on the day following service or publication. If the last day falls on a non-working day, it is extended to the next working day.

This rule applies to administrative procedures. It should not be automatically applied to holidays, leave, contracts or private employment-related communications.

What are working days?

The working days These are the hours during which a person is scheduled to work, according to their timetable, working day or shift.

That is why one day may be a working day for one person and a day off for another. For example:

• A person works from Monday to Friday.
• Another one works from Tuesday to Saturday.
• A third employee works rotating shifts.

Saturday will be a working day for the second person, but not necessarily for the first. In teams with different shifts, centres or timetables, it is not enough simply to check the general timetable.

Comparison table

How to work out which days to count

Before calculating a date, it is advisable to follow these steps:

1. Identify what type of deadline it is.
2. Check whether the text refers to calendar days, business days or working days.
3. Check the relevant regulation, agreement or contract.
4. Please confirm the date from which the calculation begins.
5. Please check the relevant public holidays.
6. Check the person’s timetable or rota, if it is a weekday.
7. Record the criteria used.

It is not enough simply to enter a number of days into the calendar. The result may vary depending on the starting point, public holidays and the method of calculation.

How to count the days during the holidays

The Workers’ Statute stipulates that annual leave must not be for a period of fewer than thirty calendar days. However, collective agreements and individual contracts may specify the arrangements for taking leave and set a benchmark in working days that meets or exceeds this minimum.

Therefore, before deducting holiday pay, the company must check:

• What the collective agreement stipulates.
• Whether the balance is expressed in calendar days or working days.
• Which calendar has been assigned to the employee?.
• How weekends and public holidays affect the requested period.
• Whether there are shifts or rotating breaks.

Combining a balance calculated in working days with requests calculated in calendar days can lead to significant errors.

How are days of leave counted?

Not all types of leave are calculated in the same way. The Workers“ Statute expressly states that leave for marriage or the registration of a civil partnership is fifteen calendar days. For other types of leave, it uses only the word ”days’.

In such cases, the company should review the current wording of the regulation, the collective agreement and the applicable interpretation. It is not advisable to assume that all leave automatically includes weekends and public holidays.

It is also necessary to check when the event giving rise to the leave occurred and what was the first day on which the person was due to work.

How administrative time limits are calculated

In administrative proceedings, if a notice specifies a time limit in days without stating that these are calendar days, the general rule under Law 39/2015 is to treat them as working days.

In addition:

• The period generally begins on the day following notification or publication.
• Saturdays, Sundays and public holidays are excluded.
• If the final day is a non-working day, the due date is extended to the next working day.
• If the deadline is expressed in calendar days, this must be stated.

Lists of non-working days may vary depending on the region and the relevant public authority, so you should also check the relevant official calendar.

Notice periods and employment notifications

In the case of voluntary resignation, a change to a contract or other employment-related notification, the rule regarding administrative working days should not be applied automatically.

To calculate the notice period correctly, you need to check:

• The drafting of the collective agreement.
• The employment contract.
• The date on which the communication was received.
• Just the sort of day.
• The last scheduled working day.

If the document does not specify how the days are counted, it is advisable to check this before finalising the date.

Common mistakes when counting days

Many errors do not stem from the calculation itself, but from having chosen the wrong criterion.

• To think that calendar days do not include Sundays.
• Using “skilled” and “working” as if they were synonyms.
• Apply the administrative rules to any employment contract.
• Count all permissions in the same way.
• Do not check the date on which the period begins.
• Forget about regional or local public holidays.
• Failing to take the employee’s shift into account.
• Do not keep a record of the criteria used to approve an application.

How to avoid mistakes when taking holidays and leave

To minimise uncertainty, the company should set out clear criteria and keep its timetables up to date.

• Please specify whether the balances are expressed in calendar days or working days.
• Set up calendars by centre, team or individual.
• Record national, regional and local public holidays.
• Check the agreement before setting up permissions.
• Centralise requests and approvals.
• Keep a record of changes.
• Explain to staff how each type of absence is calculated.

An application should not depend on manual calculations that vary depending on who reviews it.

How to manage days and requests with Staffy

Staffy helps to centralise requests, holiday entitlements and absences so that HR, managers and staff can work with clearer information.

With the request manager, you can:

• Centralise holiday requests, leave requests and other requests.
• Check timetables and absences.
• Check the status of each request.
• Keep a record of requests and replies.

This means that requests are not scattered across emails, messages or informal conversations.

Frequently Asked Questions

Do calendar days include Saturdays, Sundays and public holidays?

Yes. Calendar days include every day of the year, without excluding weekends or public holidays.

Are Saturdays working days?

Within the time limits set out in Law 39/2015, Saturdays are excluded from the calculation. In other areas, the specific regulation must be checked, as this administrative rule does not automatically apply to all time limits.

What is the difference between a business day and a working day?

A working day is used to determine whether a time limit can be calculated or whether a procedure can be carried out. A working day is a day on which a person is scheduled to work according to their timetable or shift.

Are holidays counted in calendar days or working days?

The Workers’ Statute sets a minimum of thirty calendar days, but a collective agreement or contract may specify a system based on working days that meets or exceeds that minimum.

Are days off always counted in working days?

A one-size-fits-all rule should not be applied to all types of leave. It is necessary to examine the specific type of leave, the current wording of the Workers’ Statute, the collective agreement and the circumstances of the case.

When does a time limit start to run?

It depends on the applicable legislation. In administrative proceedings governed by Law 39/2015, time limits expressed in days generally begin on the day following notification or publication.

One voluntary resignation This occurs when an employee decides to terminate their employment with the company. Although this is a common situation, it can raise a number of questions: how much notice must be given, what happens to any outstanding holiday entitlement, and what amounts should be included in the severance payment.

For the company, the work does not end once the notification has been received. It is also necessary to confirm the effective date of departure, coordinate with the people involved, prepare the final pay settlement and retain the relevant documentation.

Having a clear procedure prevents dates, documents and agreements from being scattered across emails, messages and informal conversations.

What is voluntary resignation?

Voluntary resignation is the decision by an employee to terminate their contract. It is therefore neither a dismissal nor a termination decided by the employer.

Although each case should be assessed in accordance with the relevant collective agreement and conditions, it is advisable to communicate the decision in writing. This ensures there is a record of the date on which the company was informed and the proposed last day of work.

The communication should identify, at the very least:

• Name of the employee.
• Date of submission of the paper.
• Decision to voluntarily terminate the employment relationship.
• Scheduled last day of work.
• Signature or acknowledgement of receipt.
• Post, department or centre, where relevant.

How much notice must be given when resigning?

There is no single 15-day notice period applicable to all cases of voluntary resignation. Article 49.1.d of the Workers’ Statute refers to the notice period laid down in collective agreements or to local custom.

Before confirming your departure date, it is worth checking:

• The applicable collective agreement.
• The employment contract.
• Any applicable internal conditions or policies.
• The date on which the notice was served.
• The last day of service.

Therefore, the 15-day period may be common in some sectors, but it should not be applied automatically without first checking the collective agreement and the specific circumstances.

What happens if the notice period is not observed?

If the individual fails to give the applicable notice period, this may have consequences for the final settlement where there is a legal, statutory or contractual basis permitting this.

The company should not apply discounts automatically. Before doing so, it must check what the collective agreement stipulates, how the period has been calculated and whether there was any subsequent agreement regarding the date of departure.

To avoid conflicts, it is important to ensure that:

• The original communication.
• The date on which it was received.
• The applicable notice period.
• Subsequent discussions regarding the departure date.
• An explanation of any adjustments included in the final statement.

Voluntary resignation, severance pay and compensation

Submitting a notice of voluntary resignation does not mean waiving any outstanding payments. Upon termination of the employment relationship, the company must review the items due for settlement.

The severance pay may include:

• Outstanding pay up to the last day of work.
• Accrued but untaken holiday, where applicable.
• Proportional share of non-pro-rated special payments.
• Overtime, allowances or other outstanding payments.
• Adjustments relating to the notice period, where applicable.

A settlement should not be confused with redundancy pay. Voluntary resignation, in itself, does not give rise to redundancy pay, although there may be a settlement of outstanding amounts.

What the company should check when it receives the notification

Once a notice of voluntary resignation has been received, it is advisable for HR or the person responsible to follow a standard procedure.

1. Record the communication and the date it was received.
2. Check the applicable notice period.
3. Please confirm the last day of work in writing.
4. Check holiday entitlement, days taken and days remaining.
5. Check salaries and other outstanding payments.
6. Prepare the departure documents.
7. Coordinate the return of equipment and the removal of access points.
8. Notify HR, administration and your line manager.
9. Keep the relevant documents and correspondence.

This process reduces uncertainty and avoids the need to reconstruct events at a later date.

A practical guide to handling voluntary resignation

Does voluntary resignation entitle you to claim unemployment benefit?

As a general rule, voluntary resignation does not place the individual in a legal position of unemployment and, therefore, does not entitle them to claim benefits directly as a result of leaving their job.

This does not mean that the person will never be able to claim benefits in the future. The SEPE takes into account various subsequent situations which must be assessed on a case-by-case basis, depending on how the next job ends and whether the other requirements are met.

If you have any queries, it is advisable to consult the SEPE or seek specialist employment advice regarding the specific case.

Common mistakes when processing a voluntary resignation

Problems often arise when the departure is organised in a rush or without a clear person in charge.

• To accept a verbal communication without putting it on record.
• Assume that 15 days’ notice is always required.
• Do not confirm the last day of work.
• Confusing severance pay with compensation.
• Do not check outstanding holiday entitlement.
• Applying discounts without checking whether they are justified.
• Failing to return equipment or deactivate access rights.
• Save the documents in your emails or personal folders.

In the absence of a standard procedure, a simple solution can end up leading to discrepancies regarding dates, quantities or documents.

How to improve the documentation for the release

The best way to minimise errors is to establish a procedure to be followed for all voluntary resignations, whilst allowing scope to review the specific circumstances of each case.

• Define how the communication should be presented.
• Appoint someone to be responsible for receiving it.
• Please confirm the effective date of departure in writing.
• Check balances and holiday entitlement before calculating the final pay.
• Use a to-do list to coordinate between departments.
• File the documents in the relevant file.
• Restrict access to information to authorised users.

How to manage documentation with Staffy

Staffy allows you to centralise employment documents and link them to the relevant individual, company, branch or department.

With the document management system, you can:

• Store employment records in a centralised system.
• Organise files by person, department or company.
• View documents in accordance with the defined permissions.
• Ensure that information remains accessible to authorised users.

This means that documents relating to a departure are not scattered across emails, local folders and internal conversations.

Frequently asked questions about voluntary resignation

Does a voluntary resignation have to be submitted in writing?

It is advisable to do this in writing to provide a record of the decision, the date of notification and the last day of work. It is also a good idea to keep a confirmation of receipt.

Do you always have to give 15 days’ notice?

No. The time limit may depend on the collective agreement or the applicable terms and conditions. A period of 15 days is common in some cases, but it is not a universal rule.

Is there a right to severance pay?

There may be a settlement of outstanding amounts, such as wages, accrued but unused holiday entitlement, special payments or other applicable items.

Are ‘finiquito’ and ‘indemnity’ the same thing?

No. The final settlement covers any outstanding amounts at the end of the employment relationship. Severance pay relates to other grounds and is not automatically payable simply because an employee resigns.

Can you claim unemployment benefit after taking voluntary leave?

Voluntary resignation does not automatically entitle you to claim unemployment benefit. A subsequent employment situation could change this, but the SEPE must assess whether the requirements are met in each individual case.

The annual work calendar It is not simply a list of public holidays. It allows you to see how a company’s working days and days off are spread out over the year.

When compiling information spread across several documents, fairly predictable errors tend to crop up: a local public holiday applied to the wrong centre, an annual working day allocated incorrectly, or several versions of the calendar circulating at the same time.

Annual planning should provide a clear framework for HR, managers and staff, and serve as a basis for subsequently organising timetables, shifts and absences.

What is a company’s work calendar?

This is the annual work schedule in which the company sets out the allocation of working time in accordance with the relevant regulations, the collective agreement and the applicable conditions.

Depending on the organisation, this may include:

• Weekdays.
• National, regional and local public holidays.
• Days off.
• Breakdown of the annual working hours.
• General opening hours.
• Specific features by workplace.
• Known exceptions encountered whilst drawing up the timetable.

In an office with fixed working hours, this can be sorted out with simple planning. In a company with shifts, seasonal variations or multiple sites, you will need to use more than one calendar or add specific settings.

Work calendar, shifts and holidays

Although they are related, it is important not to confuse these three elements:

• Work calendar: organises the annual allocation of work, public holidays and rest periods.
• Shift rota: assigns specific timeslots to individuals or teams.
• Holiday calendar: reflects the agreed or approved annual leave periods.

The work calendar serves as a basis for the other two, but does not replace individual shift planning or the management of holiday requests.

What information do you need before you start preparing it?

Before marking dates on the calendar, you need to gather the information that determines the annual working year.

• Applicable collective agreement.
• The relevant annual conference.
• Official calendar of public holidays.
• Local bank holidays at each centre.
• Normal working days and hours.
• Weekly rest days.
• Existing shift systems.
• Periods with special opening hours.
• Schools that require a different approach to planning.

It is also necessary to identify who will draw up the timetable, who will review it, and what procedure will be followed if it needs to be amended.

How to draw up the annual work calendar

1. Check the applicable working hours

Check the collective agreement, the contract and any other agreements that affect the duration and distribution of working time. It is not advisable to start using the previous year’s timetable without checking whether any conditions have changed.

2. Include public holidays

Add the relevant national, regional and local public holidays. If there are several centres, check the location of each one before applying the local public holidays.

3. Schedule work and rest days

Mark the working days and rest days, taking into account the company’s working arrangements. This schedule must be consistent with the applicable working hours.

4. Add opening hours and general exceptions

If there are summer opening hours, closures, special periods or other known exceptions, these should be included in or linked to the relevant calendar.

5. Distinguish between the centres where necessary

Do not automatically duplicate the same timetable. Two centres may share the general timetable but have different local bank holidays or opening days.

6. Check the result

Before publishing it, check the annual schedule, public holidays, breaks and any differences between locations.

7. State the current version

Staff must know which timetable applies to them and where to find it. If a change is made, the previous version should not continue to be circulated as if it were up to date.

How to review the annual working hours

One of the most sensitive issues is ensuring that the allocation made corresponds to the applicable pay period.

The review may take into account:

• Number of working days.
• Estimated hours per day or week.
• Public holidays and time off.
• Discounts or special offers.
• Irregular distributions where applicable.
• Exceptions by centre or group.

The calculation should not be based solely on multiplying days by hours if there are shifts, variable working hours or specific conditions set out in the collective agreement.

Calendars for companies with multiple sites

In a company with multiple sites, there may be a common database and different associated calendars.

Some examples include:

• Shops located in local authorities with different public holidays.
• Restaurants with special opening hours depending on the season.
• Branches with different opening days.
• Production centres with schedules by line or team.
• Cleaning services organised by client and location.

The aim is for each centre to implement its own plans without HR losing sight of the bigger picture.

What to check before publishing the calendar

What to do if the calendar changes during the year

It may be necessary to adjust the plans due to organisational changes, agreements or circumstances that were not foreseen at the start of the year.

When the calendar is amended, it is advisable to note the following:

• What has changed?.
• Which organisations or individuals are affected?.
• From what date does it apply?.
• Who has reviewed or approved the amendment?.
• How this has been communicated to the staff.

The amendment must be reviewed in accordance with the applicable procedure and rules. Updating a file does not, in itself, mean that the change has been processed correctly.

Common mistakes when creating the work calendar

• Copy the previous timetable without checking the agreement.
• Confusing the work calendar with the individual rota.
• Exclude local public holidays.
• Apply the same timetable to all schools.
• Do not check the annual distribution of hours.
• Keep several versions available.
• Failure to notify changes.

These errors often lead to subsequent adjustments to shifts, breaks and holiday planning.

Is it compulsory to draw up a work schedule?

In Spain, Article 34.6 of the Workers’ Statute stipulates that the company must draw up the work schedule annually and display a copy in a visible place at each workplace.

You can check the updated text of Article 34 in the Official State Gazette (BOE). The procedure for drawing it up and any additional obligations should be checked against the agreement and with the relevant advice.

How to manage work schedules with Staffy

Staffy allows you to organise calendars, timetables, shifts, public holidays and exceptions all within a single interface.

With Staffy, you can:

• Set up different work calendars.
• Manage timetables and shifts.
• Apply public holidays and exceptions by location.
• Coordinate timetables with holidays and requests.
• Check the timetable by individual or centre.

The annual calendar is no longer just a standalone file; it now serves as the basis for day-to-day planning.

Frequently asked questions about the annual work calendar

Is it compulsory to draw up a work schedule?

In Spain, companies must draw it up annually and display a copy in a visible place at each workplace, in accordance with Article 34.6 of the Workers’ Statute.

What should it include?

It must reflect the annual distribution of working time in accordance with the applicable rules. Its specific content must be reviewed in accordance with the collective agreement, the nature of the business and the organisation of the company.

Is it the same as the holiday calendar?

No. They are related, but the work calendar sets out the annual working hours, whilst the holiday schedule sets out the agreed or approved periods of leave.

What happens if there are several centres?

It may be necessary to use different calendars when local public holidays, opening hours or the organisation of each location change.

Can it be changed during the year?

There may be changes, but these must be reviewed in accordance with the applicable rules and procedures and communicated correctly.

Las vacaciones no disfrutadas generan una duda bastante habitual: si quedan días pendientes, ¿se pierden, se trasladan a otro periodo o se pagan?

No hay una única respuesta para cualquier situación. Hay que comprobar por qué no se disfrutaron, si la relación laboral continúa y qué establecen la normativa, el convenio y el contrato.

Para la empresa, el primer paso es contar con información fiable: días generados, días ya disfrutados, solicitudes aprobadas y cambios realizados durante el año.

Qué son las vacaciones no disfrutadas

Son días de descanso anual retribuido que una persona ha generado, pero todavía no ha utilizado.

Para calcular correctamente el saldo hay que diferenciar tres conceptos:

• Vacaciones generadas: días que corresponden por el periodo trabajado.
• Vacaciones disfrutadas: días utilizados como descanso.
• Vacaciones pendientes: diferencia que queda por disfrutar.

También puede haber días solicitados y aprobados para una fecha futura. Aunque todavía no se hayan disfrutado, ya forman parte de la planificación y deben aparecer en el calendario.

¿Las vacaciones pendientes se pueden pagar?

En España, mientras la relación laboral continúa, las vacaciones anuales están destinadas al descanso y, como regla general, no pueden sustituirse por una compensación económica.

La situación cambia cuando finaliza el contrato. Si quedan días generados y pendientes, su tratamiento debe revisarse al preparar la liquidación final.

Antes de calcular cualquier cantidad, conviene comprobar:

• La fecha de inicio y finalización de la relación laboral.
• Los días de vacaciones correspondientes.
• Los días ya disfrutados.
• Las solicitudes aprobadas o modificadas.
• El sistema de cómputo utilizado.
• El convenio y el contrato aplicables.

La herramienta puede facilitar el saldo y el histórico, pero el cálculo definitivo del finiquito debe revisarse con el criterio laboral y de nómina correspondiente.

Qué ocurre si la relación laboral continúa

Si la persona sigue trabajando en la empresa, el objetivo debe ser planificar el disfrute de las vacaciones pendientes.

No conviene esperar al final del año para comprobar los saldos. Una revisión periódica permite detectar:

• Personas con muchos días pendientes.
• Solicitudes aprobadas que todavía no aparecen en el calendario.
• Diferencias entre RRHH y el responsable del equipo.
• Periodos en los que será difícil mantener la cobertura.

Esto da margen para organizar el descanso y la operativa antes de que aparezca un problema de planificación.

Vacaciones e incapacidad temporal

Una incapacidad temporal puede impedir que las vacaciones se disfruten en las fechas previstas. En esos casos no debe aplicarse automáticamente el mismo criterio que a unos días que simplemente no se solicitaron.

La regulación española diferencia entre determinadas situaciones relacionadas con embarazo, parto, lactancia o suspensiones del contrato y otras situaciones de incapacidad temporal.

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece condiciones y plazos específicos, incluido un límite de dieciocho meses para determinados supuestos de incapacidad temporal, contado desde el final del año en que se originaron las vacaciones.

Cada caso debe revisarse con la documentación y el asesoramiento correspondiente.

Cómo calcular las vacaciones pendientes

El cálculo depende del número de días anuales, del tiempo trabajado y del sistema de cómputo utilizado por la empresa.

1. Identificar el periodo anual de vacaciones aplicable.
2. Calcular la parte generada hasta la fecha correspondiente.
3. Restar los días ya disfrutados.
4. Revisar las solicitudes aprobadas para fechas futuras.
5. Comprobar ajustes, regularizaciones o cambios anteriores.
6. Confirmar el resultado con el convenio y el contrato.

Ejemplo orientativo: si el derecho aplicable es de 30 días naturales al año y se han trabajado seis meses completos, el cálculo proporcional inicial sería de aproximadamente 15 días. Si se han disfrutado 10, quedarían alrededor de 5 días pendientes.

Es solo un ejemplo. El resultado real puede variar según las fechas exactas, el sistema de cómputo, el convenio y la situación de la persona.

Qué revisar en cada situación

Qué revisar antes de preparar un finiquito

Cuando termina la relación laboral, no conviene calcular los días pendientes únicamente desde una hoja de cálculo aislada.

RRHH o la persona responsable debería contrastar:

• Fecha de alta y fecha de baja.
• Derecho anual aplicable.
• Vacaciones generadas hasta la fecha.
• Días disfrutados.
• Solicitudes aprobadas, anuladas o modificadas.
• Posibles incidencias en el saldo.
• Criterios de nómina y cotización aplicables.

Conservar el histórico ayuda a explicar el cálculo si surge una discrepancia después de la salida.

Errores frecuentes al controlar vacaciones pendientes

• Registrar solicitudes por correo, WhatsApp o de palabra.
• Mantener saldos diferentes en varias hojas de cálculo.
• No actualizar una solicitud anulada o modificada.
• Confundir días solicitados con días ya disfrutados.
• No revisar el saldo antes de una baja en la empresa.
• Aplicar el mismo criterio a todas las incapacidades temporales.
• No conservar el histórico de aprobaciones y cambios.

Estos errores suelen detectarse al preparar una liquidación o cuando la persona pregunta por su saldo, un momento en el que queda poco margen para reconstruir la información.

Vacaciones no disfrutadas y normativa española

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores regula las vacaciones anuales, su duración mínima, la fijación de las fechas y determinados supuestos en los que coinciden con una incapacidad temporal o una suspensión del contrato.

You can check the texto actualizado del artículo 38 en el BOE. El caso concreto debe revisarse junto con el convenio, el contrato y el asesoramiento laboral correspondiente.

Cómo gestionar las vacaciones con Staffy

Staffy centraliza las solicitudes de vacaciones, permisos y ausencias para que RRHH y responsables puedan consultar su estado y su histórico.

With the request manager, you can:

• Registrar solicitudes de vacaciones y ausencias.
• Consultar estados, aprobaciones y cambios.
• Revisar saldos y periodos solicitados.
• Mantener la información disponible para los perfiles autorizados.

Cuando existe documentación asociada a una salida o comunicación laboral, puede gestionarse también desde el entorno documental correspondiente.

Preguntas frecuentes sobre vacaciones no disfrutadas

¿Se pueden pagar las vacaciones no disfrutadas?

Mientras continúa la relación laboral, en España las vacaciones están destinadas al descanso y no se sustituyen, como regla general, por dinero. Cuando el contrato termina con días pendientes, debe revisarse su tratamiento en la liquidación final.

¿Las vacaciones pendientes se incluyen en el finiquito?

Pueden afectar a la liquidación cuando termina la relación laboral. Hay que comprobar los días generados, los disfrutados y el saldo pendiente.

¿Qué ocurre si coinciden con una baja médica?

Puede existir derecho a disfrutarlas posteriormente, pero las condiciones y los plazos dependen del tipo de incapacidad y de las circunstancias concretas.

¿Se pierden si no se disfrutan durante el año?

No debe responderse de forma automática. Hay que revisar el motivo, las fechas, el convenio, la normativa aplicable y si la empresa permitió realmente su disfrute.

¿Cómo se evitan errores en el saldo?

Centralizando solicitudes, aprobaciones, modificaciones y días disfrutados, y revisando periódicamente los saldos.

Un registro de jornada laboral debe permitir identificar cuándo comienza y termina la jornada de cada persona. Para que además resulte útil en la gestión diaria, necesita ofrecer suficiente contexto cuando aparece una incidencia o se modifica un fichaje.

Una entrada anotada en un documento y una salida guardada en otro lugar pueden existir, pero no forman un registro fácil de consultar. El problema aparece cuando RRHH necesita revisar una fecha concreta y debe reconstruir lo ocurrido a partir de correos, hojas de cálculo y conversaciones.

Organizar los datos por persona, fecha y estado permite localizar registros incompletos, revisar correcciones y preparar informes con menos trabajo manual.

Qué es un registro de jornada laboral

Es el registro diario que permite identificar el inicio y la finalización de la jornada de una persona trabajadora.

Además de esos datos básicos, la empresa puede necesitar información complementaria para interpretar correctamente lo ocurrido:

• Pausas registradas.
• Incidencias.
• Centro o lugar de trabajo.
• Horario previsto.
• Fichajes añadidos posteriormente.
• Correcciones y motivos de modificación.

Hay que distinguir entre los datos exigidos por la normativa y la información adicional que la empresa utiliza para organizar y revisar la jornada.

Datos básicos para identificar la jornada

Un registro debe poder asociarse sin dudas con una persona y un día concreto.

La información básica incluye:

• Persona trabajadora.
• Fecha.
• Hora de inicio.
• Hora de finalización.

A partir de ahí pueden añadirse otros datos cuando resulten necesarios por el tipo de jornada, la organización del trabajo o las reglas aplicables.

Entradas, salidas y pausas

No todos los registros representan la misma acción. Diferenciar su tipo evita interpretar una salida temporal como el final definitivo de la jornada.

Un sistema puede distinguir entre:

• Inicio de jornada.
• Finalización de jornada.
• Inicio y fin de una pausa.
• Salida intermedia.
• Reanudación del trabajo.
• Registro añadido o corregido posteriormente.

La forma de registrar y computar las pausas debe responder a la normativa, el convenio, el contrato y la organización de la empresa. La herramienta no decide por sí sola si una pausa se considera tiempo de trabajo.

Qué ocurre cuando falta un fichaje

Un olvido no debería resolverse modificando directamente la hora sin dejar contexto. Conviene establecer un procedimiento común para empleados y responsables.

1. Se detecta que el registro está incompleto.
2. La persona comunica qué ha ocurrido.
3. Se indica la fecha y el fichaje afectado.
4. Una persona autorizada revisa la información.
5. El registro se completa o corrige.
6. La modificación queda guardada en el histórico.

Este flujo permite diferenciar el fichaje original de una corrección realizada posteriormente.

Qué trazabilidad necesita una corrección

Cuando un registro cambia, debería ser posible entender la modificación sin recurrir a conversaciones externas.

Resulta útil conservar:

• El dato anterior.
• El dato corregido.
• La fecha de la modificación.
• La persona que la realizó o validó.
• El motivo del ajuste.

Esto no significa que cualquier perfil deba consultar toda la información. Los permisos deben limitar el acceso y las acciones disponibles.

Cómo revisar jornadas e incidencias

Las incidencias resultan más fáciles de gestionar cuando se revisan periódicamente y no se acumulan hasta el cierre del mes.

RRHH o los responsables pueden necesitar filtrar los registros por:

• Empleado.
• Fecha o periodo.
• Work centre.
• Team or department.
• Responsable.
• Estado de la incidencia.

Una revisión frecuente permite detectar antes los fichajes incompletos y reduce las correcciones de última hora.

Qué revisar en un registro de jornada

Errores frecuentes en el registro de jornada

• Guardar entradas y salidas en archivos diferentes.
• No asociar el registro con la persona correcta.
• Corregir fichajes sin indicar el motivo.
• Sustituir el dato original sin conservar trazabilidad.
• Acumular incidencias hasta el final del mes.
• No definir quién puede consultar o modificar los registros.
• Confundir el horario previsto con la jornada registrada.

El horario previsto indica lo que debería ocurrir. El registro de jornada refleja los datos recogidos sobre lo que realmente se registró. Ambos pueden compararse, pero no son lo mismo.

Registro de jornada y normativa en España

En España, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que el registro diario debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. También regula su organización, conservación y disponibilidad.

You can check the updated text of Article 34 in the Official State Gazette (BOE). La aplicación concreta debe revisarse junto con el convenio, el contrato y el asesoramiento correspondiente.

Cómo gestionar el registro de jornada con Staffy

Staffy permite registrar y consultar la jornada laboral desde el módulo de control horario.

Con esta funcionalidad puedes:

• Registrar entradas, salidas, pausas e incidencias.
• Gestionar fichajes olvidados conforme al flujo definido.
• Consultar históricos diarios, mensuales o anuales.
• Revisar diferencias respecto al horario previsto.
• Generar informes de jornada.

Los empleados, responsables y RRHH acceden a la información y las acciones que tengan habilitadas mediante sus permisos.

Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada

¿Qué datos debe tener un registro de jornada?

Debe identificar a la persona, la fecha y las horas de inicio y finalización. Puede incorporar información adicional cuando resulte necesaria para interpretar y gestionar la jornada.

¿Qué ocurre si alguien olvida fichar?

Debe aplicarse el procedimiento definido por la empresa para comunicar, revisar y corregir la incidencia, conservando la trazabilidad del cambio.

¿Es suficiente una hoja de cálculo?

Puede resultar difícil de gestionar cuando hay varios centros, incidencias frecuentes, distintos responsables o necesidad de conservar un histórico de modificaciones.

¿Quién puede consultar los registros?

Las personas autorizadas según la normativa, la organización y los permisos establecidos por la empresa.

¿El horario previsto y el registro de jornada son lo mismo?

No. El horario previsto forma parte de la planificación; el registro recoge el inicio y la finalización de la jornada y los datos asociados a lo ocurrido.

Organizar turnos en varios centros no consiste en duplicar el mismo cuadrante. Cada tienda, restaurante, delegación o centro de trabajo puede tener horarios, festivos, responsables y necesidades de cobertura diferentes.

El problema aparece cuando cada ubicación trabaja con su propio archivo. RRHH pierde la visión general, los responsables manejan versiones distintas y un cambio comunicado en un centro puede no llegar al resto de las personas afectadas.

La planificación debe respetar la operativa de cada ubicación sin convertir la empresa en un conjunto de calendarios desconectados.

Qué hace más compleja la planificación con varios centros

Cuantos más centros intervienen, más decisiones deben coordinarse. No solo cambia el horario: también pueden variar los equipos, los responsables, los festivos y la carga de trabajo.

• Cada centro utiliza su propio cuadrante.
• Hay horarios de apertura diferentes.
• Los festivos locales no coinciden.
• Las necesidades de cobertura cambian por ubicación.
• Hay empleados que realizan refuerzos en otros centros.
• Las ausencias se comunican por canales distintos.
• RRHH no dispone de una planificación conjunta.

Un pequeño cambio puede afectar a más de un equipo. Por ejemplo, mover a una persona para cubrir una ausencia también modifica la cobertura de su centro habitual.

Qué conviene definir antes de crear los turnos

Antes de planificar horarios, la empresa necesita una estructura común. Esto evita que cada responsable interprete el proceso de una manera diferente.

Conviene definir:

• Centros y ubicaciones.
• Equipos asignados a cada centro.
• Responsables de planificación y validación.
• Horarios habituales de apertura o servicio.
• Tipos de turno disponibles.
• Festivos y excepciones por ubicación.
• Necesidades mínimas de cobertura.
• Procedimiento para solicitar y comunicar cambios.

Esta base puede ser común para toda la empresa y admitir excepciones cuando un centro tenga una operativa diferente.

Cómo combinar la visión local y la global

El responsable de una ubicación necesita centrarse en su equipo. RRHH, en cambio, debe poder consultar el conjunto de la organización y detectar problemas que afectan a varios centros.

La planificación debería permitir pasar de una vista general a una consulta concreta:

• Todos los centros de la empresa.
• Un centro específico.
• Un equipo o departamento.
• Una persona concreta.
• Una semana o periodo determinado.

De esta manera, cada responsable trabaja con la información que necesita sin crear una planificación independiente del resto.

Calendarios y festivos por centro

Los festivos locales son un ejemplo claro de por qué no conviene copiar un único calendario para toda la empresa.

Cada centro puede necesitar:

• Un calendario laboral propio.
• National, regional and local public holidays.
• Excepciones para fechas concretas.
• Cambios de horario por temporada.
• Refuerzos en periodos de mayor actividad.

Antes de publicar los turnos, conviene comprobar que el calendario aplicado corresponde realmente a la ubicación de trabajo.

Refuerzos y cambios entre centros

Una persona puede cubrir puntualmente una ausencia o un pico de actividad en otro establecimiento. Ese cambio debe quedar reflejado tanto en el centro de destino como en el de origen.

Al realizar una reasignación conviene revisar:

• El centro en el que trabajará.
• El horario y el turno asignado.
• La cobertura que deja en su ubicación habitual.
• El responsable que revisará la jornada.
• El calendario y los festivos aplicables.
• La comunicación enviada a la persona afectada.

Registrar solo el cambio en el centro de destino puede crear un hueco que no sea visible hasta el inicio del turno.

Ausencias y modificaciones del cuadrante

Las vacaciones, permisos y otras ausencias deben revisarse antes de publicar la planificación. Si se aprueban por separado, el cuadrante puede mostrar a una persona que ya no está disponible.

Cuando el horario ya está publicado, cualquier modificación debería dejar constancia de:

• Qué turno se cambió.
• Who it affects.
• Quién realizó o validó el cambio.
• What cover has been provided for?.
• Si la modificación se comunicó al empleado.

Esto evita que circulen varias versiones del mismo cuadrante.

Qué revisar al organizar turnos por centro

Un flujo común para todos los centros

1. Se revisan los calendarios y festivos de cada ubicación.
2. Se comprueban vacaciones, permisos y otras ausencias.
3. Cada responsable prepara la cobertura de su centro.
4. Se revisan posibles huecos y refuerzos entre ubicaciones.
5. Los turnos se validan y publican.
6. Los cambios posteriores se registran y comunican.

El flujo puede adaptarse al tamaño de la empresa, pero todos los centros deberían trabajar sobre la misma fuente de información.

Errores frecuentes al planificar varios centros

• Utilizar un archivo independiente por ubicación.
• Copiar el mismo calendario sin revisar festivos locales.
• No actualizar las ausencias antes de publicar.
• Comunicar cambios únicamente por WhatsApp o de palabra.
• Mover empleados sin revisar el centro de origen.
• No identificar quién aprobó una modificación.
• Impedir que RRHH consulte la planificación global.

Estos problemas suelen detectarse cuando el turno ya ha comenzado, precisamente cuando hay menos margen para reorganizar el equipo.

Turnos, jornada y normativa en España

La herramienta ayuda a organizar la planificación, pero no decide cómo deben aplicarse jornadas, descansos, festivos o cambios de centro.

Para la versión española puedes consultar el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. También deben revisarse el convenio, el contrato, el calendario laboral y las reglas aplicables a cada centro.

Cómo organizar turnos por centro con Staffy

Staffy permite trabajar con turnos, calendarios, festivos y excepciones desde un entorno común para RRHH y responsables.

With shift management, you can:

• Configurar centros, equipos y responsables.
• Planificar turnos y horarios.
• Aplicar calendarios y excepciones.
• Revisar ausencias y solicitudes.
• Consultar la planificación por centro o persona.

Cada ubicación mantiene su propia organización, mientras que RRHH conserva una visión conjunta de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre turnos en varios centros

¿Se pueden gestionar turnos diferentes por centro?

Sí, siempre que la empresa configure correctamente las ubicaciones, los equipos, los calendarios y los responsables.

¿Cómo se gestionan los festivos locales?

Deben asignarse al calendario de la ubicación correspondiente y revisarse antes de publicar los turnos.

¿Qué ocurre si una persona cambia de centro?

Hay que actualizar su asignación, horario y ubicación, además de revisar la cobertura que deja en el centro de origen.

¿Cómo puede RRHH mantener una visión global?

Centralizando centros, calendarios, turnos, ausencias y modificaciones en una única fuente de información.

¿Cada centro puede tener un responsable diferente?

Sí, si la empresa define los responsables y permisos correspondientes para cada ubicación o equipo.

The control horario digital permite registrar la jornada laboral sin depender de hojas en papel, firmas manuales o archivos de cálculo que después resultan difíciles de revisar.

Para muchas empresas, fichar es solo el principio. También necesitan saber si el registro está completo, qué ocurrió cuando hubo una incidencia y dónde consultar la información de una persona, un centro o un periodo concreto.

Un sistema digital reúne entradas, salidas, pausas, correcciones e informes en un mismo entorno y evita tener que reconstruir la jornada desde varias fuentes.

Qué es el control horario digital

Es un sistema que registra el inicio y el final de la jornada mediante los dispositivos habilitados por la empresa. Según la configuración, también puede recoger pausas, incidencias y modificaciones posteriores.

Un registro puede incluir:

• Hora de entrada.
• Hora de salida.
• Pausas realizadas durante la jornada.
• Incidencias o fichajes olvidados.
• Registros añadidos o corregidos.
• Empleado, centro o cliente asociado.
• Histórico diario, mensual o anual.

La información exacta dependerá del sistema utilizado, de la organización del trabajo y de las reglas aplicables en cada empresa.

Por qué el papel y las hojas de cálculo se quedan cortos

Estos métodos pueden funcionar con pocos empleados y horarios estables. La dificultad aparece cuando hay turnos, varios centros, trabajo en movilidad o cambios frecuentes.

Una hoja puede estar correctamente cumplimentada y, aun así, resultar poco práctica cuando RRHH necesita comprobar varios meses o localizar una modificación concreta.

Los problemas más habituales son:

• Fichajes incompletos.
• Hojas extraviadas o entregadas tarde.
• Firmas olvidadas.
• Información repartida por centros o responsables.
• Fórmulas modificadas en una hoja de cálculo.
• Cambios manuales sin un histórico claro.
• Dificultad para preparar informes.

El problema no es únicamente guardar las horas, sino poder interpretarlas y comprobar qué sucedió.

Qué debe permitir revisar un registro de jornada

Un registro útil debe ofrecer el contexto necesario para entender la jornada, no limitarse a mostrar una suma total.

• Quién realizó cada fichaje.
• Cuándo comenzó y terminó la jornada.
• Qué pausas quedaron registradas.
• Si existe alguna incidencia.
• Si hay diferencias respecto al horario previsto.
• Qué datos fueron añadidos o modificados.
• Quién puede consultar o gestionar la información.

Esta información ayuda a resolver dudas sin depender de mensajes, anotaciones o recuerdos de varios días atrás.

Métodos de fichaje digital

No existe un único método válido para cualquier plantilla. Una persona que trabaja en una oficina no tiene las mismas necesidades que un técnico en movilidad o un equipo de hostelería.

El fichaje puede realizarse desde:

• Teléfono móvil.
• Ordenador.
• Tablet.
• Punto fijo situado en el centro de trabajo.
• Otros dispositivos o sistemas habilitados.

La elección debe tener en cuenta dónde trabaja el equipo, qué acceso tiene a los dispositivos y qué procedimiento resulta más sencillo de seguir durante la jornada.

Qué revisar en un sistema de control horario

Qué ocurre cuando alguien olvida fichar

Los olvidos forman parte de la gestión diaria. Lo importante es que exista un procedimiento para detectarlos y corregirlos sin perder la trazabilidad.

El flujo puede contemplar:

1. Detección del registro incompleto.
2. Comunicación de la incidencia.
3. Solicitud de la información necesaria.
4. Revisión por una persona autorizada.
5. Corrección o incorporación del fichaje.
6. Conservación del cambio en el histórico.

La empresa debe definir quién puede realizar cada acción y qué información necesita para validar la corrección.

Errores al implantar un control horario digital

Cambiar de herramienta no resuelve automáticamente los problemas anteriores. Si el proceso no está bien definido, el desorden simplemente pasa del papel a una pantalla.

• Activar el sistema sin explicar cómo se ficha.
• No definir quién revisa las incidencias.
• Dar permisos innecesarios.
• No adaptar el método de fichaje al puesto de trabajo.
• No revisar periódicamente los registros incompletos.
• Mantener calendarios y turnos desconectados de los fichajes.
• No informar sobre el tratamiento de los datos.

Antes de ponerlo en marcha conviene probar el flujo con situaciones reales: una pausa, un olvido, un cambio de turno o una persona que trabaja en otro centro.

Control horario y normativa en España

La herramienta facilita el registro y la consulta, pero no determina por sí sola si la configuración cumple todas las obligaciones aplicables.

Para la versión española puedes consultar el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, que regula la jornada y su registro. También deben revisarse el convenio, el contrato, la organización del trabajo y la normativa de protección de datos.

Cómo gestionar el control horario con Staffy

Staffy permite registrar y consultar fichajes, pausas, incidencias e históricos desde un mismo entorno.

Con el módulo de control horario puedes:

• Registrar entradas, salidas y pausas.
• Gestionar incidencias y fichajes olvidados.
• Consultar históricos diarios, mensuales o anuales.
• Revisar diferencias respecto al horario previsto.
• Generar informes de jornada.

RRHH y responsables pueden revisar la información según sus permisos, mientras que cada empleado accede a los datos y acciones que tiene habilitados.

Preguntas frecuentes sobre control horario digital

¿Qué es el control horario digital?

Es un sistema que permite registrar y consultar la jornada laboral mediante dispositivos digitales, evitando depender exclusivamente de documentos en papel o archivos manuales.

¿Puede utilizarse en varios centros?

Sí, si la configuración contempla los centros, empleados, responsables y permisos correspondientes.

¿Sirve para equipos con turnos?

Sí. Puede resultar especialmente útil cuando los fichajes se consultan junto con calendarios, turnos y horarios previstos.

¿Qué sucede si alguien olvida fichar?

Puede registrarse y revisar una incidencia conforme al flujo establecido por la empresa.

¿Es obligatorio utilizar una aplicación concreta?

La empresa debe elegir un sistema adecuado a la normativa y a su organización. Una herramienta digital es una opción de gestión, pero debe configurarse y utilizarse correctamente.

Gestionar vacaciones y ausencias resulta relativamente sencillo cuando el equipo es pequeño. Con más personas, turnos o centros aparecen las dudas: quién pidió cada día, quién lo aprobó, cuánto saldo queda o qué compañeros estarán ausentes en las mismas fechas.

El problema no suele ser una petición concreta. Empieza cuando una solicitud llega por correo, otra por WhatsApp y un cambio de última hora se acuerda de palabra.

RRHH y responsables terminan reconstruyendo la información cada vez que tienen que tomar una decisión. Para el empleado tampoco es cómodo: no siempre sabe si su petición está pendiente, aprobada o modificada.

Por qué se pierden solicitudes de vacaciones

Las solicitudes se pierden cuando no existe un lugar común para pedir, revisar y responder. Aunque nadie borre el mensaje original, la información puede quedar desactualizada después de varios cambios.

Es habitual encontrar situaciones como estas:

• Una aprobación comunicada verbalmente que no llega al calendario.
• Un cambio de fechas guardado únicamente en un correo.
• Dos responsables trabajando con saldos diferentes.
• Una ausencia aprobada sin revisar al resto del equipo.
• Un empleado que desconoce el estado de su petición.

Centralizar el proceso permite trabajar sobre una única versión de la información.

Qué debe incluir una solicitud

La persona responsable debería poder revisar una petición sin tener que solicitar los datos básicos por otro canal.

Una solicitud puede incluir:

• Persona solicitante.
• Tipo de vacaciones, permiso o ausencia.
• Fecha de inicio y finalización.
• Duración.
• Motivo, cuando sea necesario.
• Documentación asociada, si corresponde.
• Responsable de aprobación.
• Estado de la petición.

También debe quedar claro si la solicitud puede modificarse, qué ocurre cuando se rechaza y cómo se comunica la respuesta.

Quién revisa y aprueba cada ausencia

No existe un único flujo válido para todas las empresas. En algunas organizaciones decide RRHH; en otras, el responsable directo revisa primero la cobertura del equipo.

También puede haber circuitos diferentes según el tipo de petición. Por ejemplo, las vacaciones pueden pasar por el responsable del departamento, mientras que otro permiso puede requerir una revisión adicional de RRHH.

Lo importante es dejar definidos cuatro puntos:

• Quién recibe la solicitud.
• Quién tiene capacidad para aprobarla.
• Qué información debe revisar.
• Dónde queda registrada la decisión.

Con este criterio, la persona solicitante sabe qué esperar y la empresa puede consultar quién tomó cada decisión.

Cómo detectar solapamientos antes de aprobar

Un solapamiento no siempre implica que una solicitud deba rechazarse. Dependerá de la actividad, la cobertura necesaria y las personas que coincidan.

Antes de responder conviene comprobar:

• Las ausencias ya aprobadas.
• Las solicitudes que continúan pendientes.
• El equipo, centro o departamento afectado.
• Los turnos y la carga de trabajo prevista.
• Los periodos en los que se necesita una cobertura mínima.

Una visión conjunta del calendario permite identificar el posible conflicto antes de confirmar las fechas, no cuando el cuadrante ya está cerrado.

Qué revisar en cada solicitud

Un flujo sencillo para vacaciones y ausencias

El circuito no necesita ser complejo, pero sí debe ser visible para todas las personas implicadas.

1. El empleado selecciona el tipo de petición y las fechas.
2. El sistema identifica a la persona responsable.
3. El responsable revisa saldo, calendario y cobertura.
4. La solicitud se aprueba, se rechaza o se devuelve para modificarla.
5. La respuesta queda disponible para el empleado.
6. El calendario y el histórico se actualizan.

Si las fechas cambian posteriormente, la modificación también debe quedar registrada. De lo contrario, el calendario volverá a separarse de lo que realmente se acordó.

Vacaciones, permisos y otras ausencias

No todas las ausencias se calculan ni se tramitan de la misma manera. Pueden tener reglas, documentación y responsables distintos.

Por eso conviene configurar los tipos de petición según la realidad de la empresa, en lugar de utilizar una categoría genérica para cualquier ausencia.

• Vacaciones.
• Permisos.
• Ausencias justificadas.
• Asuntos propios, cuando existan.
• Otros tipos definidos por la empresa.

La herramienta organiza las solicitudes, pero no determina por sí sola el derecho aplicable. Los criterios deben configurarse conforme a la normativa, el convenio, el contrato y las políticas internas.

Errores que generan más trabajo administrativo

• Aceptar solicitudes por varios canales.
• Dar por aprobada una conversación verbal.
• Revisar el saldo en una hoja de cálculo separada.
• No registrar los cambios de fecha.
• Actualizar el calendario varios días después.
• No explicar el motivo de un rechazo.
• Permitir que cada responsable utilice un criterio diferente.

Estos fallos provocan más consultas y correcciones precisamente en los periodos en los que el equipo necesita planificar con mayor antelación.

Normativa sobre vacaciones en España

La organización interna de las solicitudes no sustituye las reglas legales, convencionales o contractuales aplicables.

Para la versión española puedes consultar el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores sobre vacaciones anuales. Para permisos y otras ausencias habrá que revisar también la regulación correspondiente y el convenio aplicable.

Cómo gestionar vacaciones y ausencias con Staffy

Staffy reúne las solicitudes y su seguimiento en el gestor de peticiones, evitando que cada responsable tenga que revisar varios canales.

Desde este entorno se puede:

• Gestionar vacaciones, permisos y otras peticiones.
• Consultar solicitudes del equipo.
• Revisar estados e históricos.
• Coordinar las ausencias con calendarios y turnos.

El empleado puede consultar qué ha solicitado y en qué estado se encuentra, mientras que RRHH y responsables trabajan con la información centralizada.

Preguntas frecuentes sobre vacaciones y ausencias

¿Por qué se pierden solicitudes de vacaciones?

Porque llegan por diferentes canales y los cambios no siempre se trasladan a un registro común. El problema suele aparecer al intentar comprobar cuál fue la última decisión.

¿Quién debe aprobar las vacaciones?

Depende de la estructura y de las reglas aplicables. Puede intervenir RRHH, el responsable del equipo, el responsable de un centro o varios perfiles.

¿Cómo se pueden evitar solapamientos?

Revisando el calendario, las solicitudes pendientes y la cobertura del equipo antes de aprobar. Un solapamiento debe valorarse según la actividad y las necesidades organizativas.

¿Puede el empleado consultar su solicitud?

Sí, cuando la empresa habilita un flujo en el que la persona puede revisar sus peticiones, estados y respuestas.

¿El sistema calcula automáticamente el derecho a vacaciones?

La herramienta puede mostrar y gestionar los saldos configurados, pero la empresa debe definirlos conforme a la normativa, el convenio, el contrato y las condiciones aplicables.

Digitalizar documentos laborales no consiste únicamente en escanear archivos o subirlos a una carpeta compartida. La información también debe quedar ordenada, protegida y asociada a la persona, empresa, delegación o departamento correspondiente.

Contratos, nóminas, certificados, políticas internas y comunicaciones suelen terminar repartidos entre correos, carpetas compartidas y archivos locales.

Mientras la plantilla es pequeña, este sistema puede parecer suficiente. El problema llega cuando hay que encontrar la última versión de un documento, comprobar quién lo recibió o consultar el expediente de una persona sin revisar varias fuentes.

Por qué el correo no funciona como gestor documental

El correo es útil para enviar un archivo puntual, pero no está pensado para organizar toda la documentación laboral de una empresa.

Una nómina enviada hace meses puede quedar enterrada en la bandeja de entrada. Una política interna puede circular en varias versiones. Un contrato puede terminar guardado en el equipo de una única persona.

Cuando esto ocurre, aparecen dudas bastante habituales:

• ¿Cuál es la última versión?
• ¿A quién se envió?
• ¿Quién puede consultarlo?
• ¿Se recibió o continúa pendiente?
• ¿Dónde está guardado el documento original?

Estas preguntas se resuelven mejor con una estructura documental que con una cadena de mensajes.

Qué documentos laborales se pueden centralizar

La documentación depende de cada organización, pero algunos archivos aparecen de forma recurrente durante la relación laboral.

• Contratos y anexos.
• Nóminas.
• Documentación de bienvenida.
• Políticas y procedimientos internos.
• Certificados.
• Comunicaciones laborales.
• Documentación legal o administrativa.
• Archivos que requieren firma o confirmación de recepción.

Centralizar no significa que todo el mundo pueda verlo todo. Cada documento debe quedar disponible únicamente para las personas que necesitan consultarlo o gestionarlo.

Una clasificación que responda a la empresa

Una carpeta genérica llamada “Documentos” acaba creando el mismo problema que el correo. La organización debe responder a la forma en la que trabaja la empresa.

Por ejemplo, un documento puede clasificarse por:

• Empresa o sociedad.
• Delegación o centro.
• Departamento.
• Persona trabajadora.
• Tipo de documento.
• Fecha o periodo.
• Estado de recepción o firma.

Esta estructura permite pasar de una búsqueda general a una consulta concreta: los documentos de una persona, las nóminas de un periodo o las políticas pendientes de recepción.

Permisos y acceso a la documentación

Los documentos laborales pueden contener información personal, económica o contractual. Por eso, antes de compartirlos, hay que decidir qué perfiles pueden verlos y qué acciones puede realizar cada uno.

Los permisos pueden diferenciar entre:

• Consultar.
• Subir nuevos archivos.
• Editar o sustituir documentos.
• Descargar.
• Solicitar una firma o confirmación.
• Gestionar documentos de otras personas.

No todos los responsables necesitan acceso al expediente completo de un empleado. Ajustar los permisos reduce exposiciones innecesarias y facilita que cada persona encuentre únicamente la información que le corresponde.

Recepción y firma no son lo mismo

No todos los documentos requieren la misma acción. Algunos solo deben estar disponibles para consulta, mientras que otros necesitan confirmar su recepción o completar un proceso de firma.

• Informativo: está disponible para su consulta.
• Recibido: la persona destinataria ha confirmado que lo ha recibido.
• Firmado: se ha completado el proceso de firma definido.
• Pendiente: todavía requiere una acción.

Una confirmación de recepción no debe interpretarse automáticamente como una firma o aceptación del contenido. La empresa debe definir qué evidencia necesita en cada caso.

Qué revisar al digitalizar documentos laborales

Un flujo documental sencillo

La digitalización funciona mejor cuando existe un criterio común desde que se incorpora el archivo hasta que termina su gestión.

1. Se selecciona el tipo de documento.
2. Se asocia a la empresa, departamento o persona correspondiente.
3. Se definen los destinatarios y sus permisos.
4. Se indica si es informativo o requiere alguna acción.
5. El documento se distribuye o queda disponible.
6. Se realiza seguimiento de recepciones, firmas o acciones pendientes.

Con este flujo, el documento deja de depender de quién lo envió y queda asociado a su contexto real.

Errores que trasladan el desorden al entorno digital

Subir archivos a internet no soluciona por sí solo los problemas del papel. Sin una estructura clara, la carpeta digital acaba igual de desordenada.

• Utilizar nombres como “documento final” o “versión nueva”.
• Subir archivos sin asociarlos a una persona o categoría.
• Compartir carpetas completas cuando solo se necesita un documento.
• No definir permisos antes de publicar la información.
• Mezclar documentos informativos con acciones pendientes.
• Enviar el mismo archivo por varios canales.
• No revisar las versiones anteriores.

Una digitalización útil debe simplificar la consulta, no crear otra ubicación en la que buscar.

Protección de los documentos laborales

La empresa debe determinar qué información necesita, quién puede acceder, durante cuánto tiempo debe conservarla y qué medidas de seguridad son adecuadas.

Para la versión española puedes consultar la guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales.

Cómo gestionar documentos laborales con Staffy

Staffy permite trabajar con documentación laboral desde el gestor documental y la carpeta de cada empleado.

Desde este entorno se puede:

• Subir documentos de forma individual o masiva.
• Distribuirlos por empresa, delegación, departamento o usuario.
• Gestionar la confirmación de recepción.
• Utilizar firma digital cuando esté habilitada.
• Facilitar el acceso del empleado según sus permisos.

RRHH y responsables pueden consultar los archivos desde un entorno común, mientras que cada empleado accede a la documentación que tiene asignada.

Preguntas frecuentes sobre documentos laborales digitales

¿Qué significa digitalizar documentos laborales?

Significa organizarlos en un entorno digital con una clasificación, permisos, estados y criterios de seguimiento. No consiste solamente en escanear y guardar archivos.

¿Un gestor documental sustituye al correo?

Reduce su uso para distribuir y conservar documentación. El correo puede emplearse como aviso, pero no tiene que ser el lugar donde se guarda la única copia.

Can employees access their documents?

Sí, cuando la empresa habilita su carpeta o expediente y configura los permisos correspondientes.

¿Se puede firmar documentación?

Sí, cuando la funcionalidad de firma está habilitada. La empresa debe revisar qué tipo de firma, aceptación o confirmación necesita para cada documento.

¿Confirmar la recepción equivale a firmar?

No necesariamente. La recepción confirma que el documento se ha recibido, mientras que la firma puede tener una finalidad y unas evidencias diferentes.